Исследования показывают, что при переключении между задачами теряется до 40% продуктивности. Главной проблемой является смена «контекста» - тяжело заставить себя быстро перестать думать о предыдущем задании и полностью погрузиться в новое.
Сегодня мы хотим поделиться подборкой простых техник, которые помогут оптимизировать Вашу работу в условиях многозадачности.
Мы уже рассказывали о «томатной технике». С помощью нее можно эффективно структурировать свое время, особенно в условии работы над несколькими задачами одновременно. Для начала необходимо определиться со списком задач и их трудоемкостью. Например: работа над блогом занимает 1 час, разработка рекламного макета – 4 часа, работа с документами – 30 минут. Крупные задачи необходимо разбить на составляющие. Таким образом, мы получим план работ на день с блоками конкретных задач.
Суть «томатной техники» заключается в том, что все рабочее время необходимо разбивать на промежутки по 25 минут. Между промежутками необходимо делать паузу-перерыв на пять минут, а после каждого 4-ого «томата» необходимо делать перерыв в 15-20 минут.
25 минут – достаточный отрезок времени для того, чтобы продвинуться в работе над тем или иным проектом из вашего списка работ на день.
Подробнее о технике и происхождении ее названия читайте здесь.
02. Сократите количество вкладок в браузере
Постарайтесь использовать только те вкладки, которые действительно необходимы для выполнения проекта. Статьи, интервью с лидерами индустрии, обзоры событий и фотографии котиков вызывают большой интерес, но сильно отвлекают от работы над поставленными задачами. Отчасти, этот материал служит вдохновением, но лучше всего выделить для него отдельное время. Кроме того, все интересные ссылки, попавшиеся за день, можно сгруппировать в один список отправить себе письмом.
Если Вам не хватает самодисциплины – поменяйте настройки браузера. Пусть по завершению каждого сеанса вкладки закрываются без сохранения. Главное, не забудьте сохранить при этом важную информацию (да, именно фотографии котиков).
03. Группируйте задачи
Вместо того чтобы каждые 5 минут проверять рабочую почту, выделите конкретное время в одном из Ваших «томатных» промежутков. Для удобства мессенджер можно настроить на прием входящих сообщений группами - например, раз в час или раз в день.
Вы можете быть уверены в своей памяти, но фиксирование задач станет отличным инструментом при переключении от одной к другой. Используйте стикеры, блокнот или различные сервисы для заметок, например: нашу работу или OneNote. Следите за тем, чтобы все заметки были актуальны.
05. Меняйте локации
Для выполнения каждой задачи можно подобрать отдельное место, если это позволяет офис. Иногда посторонние шумы могут не мешать, например, если задача не требует вдумчивого подхода. Иногда напротив - нужно найти тихое и укромное место, чтобы полностью сосредоточиться на работе.
К тому же, смена локаций – отличный способ «сбросить настройки» с прошлой задачи. Не забывайте, что всегда можно выйти на улицу, подышать свежим воздухом и приготовиться к новому «томату».
06. Делайте паузы
Как мы уже писали в первом пункте – планируйте не только работу, но и перерывы. Если Вы чувствуете резкий ступор в решении задачи, сделайте внеплановую 5-тиминутную паузу. Выпейте кофе, посмотрите в окно, пообщайтесь с коллегой. Возможно, именно в этих незапланированных перерывах Вам в голову придет верное решение.
07. Очистите свой рабочий стол
Чистый стол – чистая голова. В конце рабочего дня обязательно приберитесь на столе – сложите аккуратно все бумаги, помойте кружку, расставьте аккуратно все предметы. На следующее утро Вам будет приятно сесть за любимый стол и сразу со свежими мыслями приступить к работе, не потратив время на уборку.
